Đăng nhập

hoặc đăng ký tài khoản

Email, Tài khoản hoặc Số điện thoại^*

Mật khẩu^*

Quên mật khẩu?

Ghi nhớ đăng nhập

Cẩm Nang Vận Hành Toàn Diện

Hướng dẫn chi tiết từng chức năng của hệ thống PMS NeoLock

Tìm kiếm sâu: ""

1.1

Khai báo Cơ sở / Tòa nhà mới

Truy cập mục **Cơ sở của tôi** ➔ Chọn **Thêm mới**. Đây là bước cấu hình nền tảng cho hệ thống:

Tên cơ sở: Tên nhận diện tòa nhà/căn hộ (Ví dụ: *The Lumina Landmark*).
Giờ nhận/trả phòng: Mặc định là 14:00 nhận và 12:00 trả. Giờ giấc này đóng vai trò mốc giới hạn mặc định để cắt/hủy mã khóa của khách hàng khi hết hạn.
Tòa nhà & Tầng (Buildings/Floors): Giúp bạn nhóm phòng theo khu vực để quản lý sơ đồ frontdesk dễ hơn.

1.2

Cài đặt Cước phí & VietQR động

Tại trang sửa Cơ sở, chọn Tab **Cước phí** để cấu hình các dịch vụ thu hộ:

Giá điện nước cơ bản: Nhập đơn giá điện mặc định (đ/kWh) và nước (đ/m³).
Nước cố định: Nếu nhập lớn hơn 0, hệ thống sẽ tự động tính phí cố định theo đầu người hoặc theo phòng mà không tính dựa vào m³ công tơ.
Hạn thanh toán & Phí trễ hạn: Thiết lập số ngày gia hạn đóng tiền (mặc định 5 ngày) và tỷ lệ % phạt đóng chậm nếu có.
Cấu hình VietQR: Nhập tên ngân hàng viết tắt (Ví dụ: *Vietcombank, MB, Techcombank, VPBank...*), nhập số tài khoản và tên chủ tài khoản viết hoa không dấu. Hệ thống sẽ tự động tạo ảnh VietQR động gắn vào hóa đơn trực tuyến gửi cho khách.

1.3

Tạo Phòng & Liên kết khóa cửa

Quy trình thiết lập sơ đồ phòng bao gồm:

Định nghĩa Loại phòng: Phân chia (Phòng Standard, Studio, 2 Phòng ngủ...) kèm định mức số người ở tối đa.
Thêm phòng mới: Vào mục liên kết **Danh sách phòng** ➔ **Thêm mới**.
Nhập chỉ số đầu kỳ: Nhập số Điện/Nước ban đầu của công tơ tại phòng đó để hệ thống làm mốc đối chiếu tính toán số tiêu thụ sau này.
Liên kết khóa NeoLock: Tại ô **Chọn khóa thông minh**, chọn đúng mã khóa phần cứng tương ứng. Hệ thống sẽ tự động bắt cặp và đồng bộ vòng đời PIN khi có khách thuê.

2.1

Hiểu rõ 4 loại Mã PIN (Passcode) ngoại tuyến

Khóa NeoLock hỗ trợ nhiều loại mã mở khóa từ xa rất linh hoạt phù hợp với từng mục đích sử dụng:

⏱️ Mã PIN Theo Thời Gian (Time-limited PIN) Dùng cho **Khách thuê**. Chỉ có hiệu lực mở cửa bắt đầu từ giờ nhận phòng và tự động vô hiệu hóa ngay sau giờ trả phòng. Khách không thể vào lại khi hợp đồng kết thúc.

⚡ Mã PIN Một Lần (One-time PIN) Dùng cho **Thợ sửa chữa, người giao hàng, hoặc khách xem phòng**. Chỉ sử dụng được **Đúng 1 lần** trong vòng 6 giờ kể từ lúc tạo, sau đó tự hủy lập tức.

🔁 Mã PIN Chu Kỳ (Recurring PIN) Dùng cho **Nhân viên dọn dẹp hoặc quản trị**. Cho phép truy cập vào các khung giờ cố định lặp lại (Ví dụ: Chỉ mở được vào mỗi thứ Hai và thứ Năm từ 08:00 đến 12:00).

🗑️ Mã PIN Xóa (Clear Code) Dùng để **Hủy bỏ toàn bộ mã PIN cũ** của phòng đó ra khỏi khóa khi khách cũ rời đi trước hạn ngoại tuyến (không cần internet).

2.2

Cấp quyền eKey & Đọc nhật ký mở khóa

Khi khách hàng muốn trải nghiệm mở khóa bằng **Ứng dụng NeoLock (App)** thông qua sóng Bluetooth trên điện thoại di động:

Cấp eKey: Tại trang **Chi tiết phòng** ➔ Chọn **Cấp eKey** ➔ Nhập tài khoản/Email đã đăng ký app NeoLock của khách ➔ Chọn khung thời gian áp dụng ➔ Nhấn gửi. Khách mở App lên là sẽ thấy biểu tượng chìa khóa phòng xuất hiện.
Access Logs (Nhật ký mở cửa): Giúp chủ nhà kiểm soát an ninh tối đa. Bạn có thể xem danh sách lịch sử ai đã mở cửa vào giờ nào (bằng mã PIN, vân tay hay eKey) tại tab **Nhật ký truy cập**.
💡 Lưu ý: Nhật ký mở khóa sẽ tự động cập nhật về máy chủ khi có người dùng sử dụng eKey (mở bằng bluetooth app gần khóa) hoặc gửi thông tin thời gian thực qua Gateway WiFi.

3.1

So sánh Ghi lẻ và Ghi đồng loạt

Hệ thống hỗ trợ 2 cơ chế cập nhật số điện nước vô cùng tiện lợi:

✍️ Ghi lẻ (Chi tiết phòng) Phù hợp khi khách làm thủ tục **Trả phòng (Check-out) giữa chừng** hoặc cần chốt số điện nước riêng lẻ cho một phòng. Vào Chi tiết phòng ➔ Chọn **Ghi chỉ số**.

⚡ Ghi loạt (Bulk Meter Reading) Phù hợp khi chốt số cho **Cả tòa nhà vào ngày cuối tháng**. Màn hình hiển thị danh sách toàn bộ các phòng đang thuê dạng bảng để nhập nhanh một lượt, tự động tính chênh lệch và lập hóa đơn thu tiền hàng loạt chỉ với 1 click.

3.2

Cấu hình Đơn giá lũy tiến (Bậc thang)

Nếu cơ sở của bạn áp dụng giá điện nước bậc thang tương tự điện nhà nước (như dùng càng nhiều giá càng cao):

Truy cập mục quản lý **Lũy tiến giá (Utility Price Tiers)** tại cài đặt cơ sở.
Bạn có thể định nghĩa các mức bậc thang mong muốn. Ví dụ:
- Mức 1: Từ số 0 đến số 50 ➔ Đơn giá: 2.000 đ/kWh
- Mức 2: Từ số 51 đến số 100 ➔ Đơn giá: 2.500 đ/kWh
- Mức 3: Từ số 101 trở đi ➔ Đơn giá: 3.500 đ/kWh
Hệ thống PMS NeoLock sẽ tự động phân bổ lượng tiêu thụ thực tế của khách vào đúng các khung bậc thang để tính toán ra tổng số tiền chính xác, minh bạch.

4.1

Quy trình Check-in & Ký Hợp đồng

Khi có khách hàng mới thuê phòng, bạn mở **Sơ đồ phòng (Frontdesk)** hoặc trang **Chi tiết phòng** ➔ Chọn nút **Nhận phòng (Check-in)** để khai báo hợp đồng:

Thông tin Khách thuê: Nhập họ tên, số điện thoại, CMND/CCCD để lưu trữ hồ sơ phục vụ khai báo tạm trú.
Thời hạn & Kỳ thanh toán: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng và chu kỳ đóng tiền (Ví dụ: *thanh toán mỗi 1 tháng một lần*).
Tiền đặt cọc (Deposit): Khai báo số tiền cọc đã nhận từ khách. Số tiền này sẽ được lưu giữ vào **Quỹ tiền cọc (Deposit Ledgers)** và tự động đối soát hoàn trả khi làm thủ tục trả phòng (Check-out).

4.2

Cách hoạt động của VietQR động thông minh

Mã **VietQR động** là tính năng cao cấp của hệ thống NeoLock PMS giúp chủ nhà tự động hóa 100% việc đối soát tiền gửi của khách hàng:

Khi bạn tạo hóa đơn thu tiền hàng tháng (Tiền phòng + Tiền điện nước), hệ thống sẽ gọi API liên kết ngân hàng sinh mã QR thanh toán động. Mã QR này chứa:
STK của bạn + Số tiền hóa đơn lẻ chính xác + Nội dung đối soát tự động.

Khách chỉ cần mở app ngân hàng, quét QR này và bấm chuyển tiền ngay. Họ không cần gõ thủ công số tài khoản (tránh chuyển nhầm) và không cần gõ số tiền (tránh thừa thiếu), giúp bạn chốt công nợ siêu nhanh.

4.3

Gửi thông báo & Ghi nhận thu tiền

Các bước hoàn tất kỳ thanh toán:

Chia sẻ hóa đơn: Click nút **Chia sẻ hóa đơn** ➔ Lựa chọn kênh gửi qua **Zalo**, **SMS** hoặc **Email**. Hệ thống tự động thiết lập một đường link hóa đơn dạng web trực tuyến để khách hàng nhấp vào là xem được bảng tính chi tiết ngay trên trình duyệt điện thoại.
Ghi nhận thanh toán: Sau khi nhận được tiền chuyển khoản của khách, tại trang chi tiết phòng bạn click chọn **Ghi nhận thanh toán (Record Payment)**, điền phương thức thanh toán (*VietQR, Tiền mặt hoặc Chuyển khoản*) để đưa hóa đơn về trạng thái **Đã thanh toán** và hệ thống chính thức cộng doanh thu.

5.1

Sơ đồ phòng Lễ Tân trực quan (Frontdesk Grid)

Trang **Sơ đồ phòng (Frontdesk)** là trạm trung tâm vận hành chính của hệ thống PMS, cho phép xem nhanh trạng thái của tất cả các phòng thông qua quy ước màu sắc chuẩn hóa quốc tế:

Màu Xanh Lá: Phòng Trống (Free)

Màu Đỏ: Đang có khách (Occupied)

Màu Vàng: Sắp Check-out

Màu Xám: Cần dọn dẹp / Bảo trì

Thao tác nhanh: Chỉ cần click chuột vào một ô phòng bất kỳ trên sơ đồ Lễ tân, hệ thống sẽ mở ra thanh điều khiển nhanh để thực hiện ngay các lệnh: Check-in, chốt Check-out, Ghi số điện nước, hoặc mở khóa khẩn cấp mà không cần thoát trang.

5.2

Lịch Đặt Phòng & Phân tích Doanh thu

Giúp chủ nhà theo dõi hiệu quả kinh doanh và lập kế hoạch trống phòng tối ưu:

Lịch Đặt Phòng (Occupancy Calendar): Biểu đồ trực quan theo dạng dòng thời gian ngang hiển thị danh sách phòng và các dải thời gian có khách thuê đặt trước, giúp bạn nắm bắt thời điểm trống để nhận thêm khách Airbnb hoặc khách ngắn hạn.
Báo cáo Doanh thu (Revenue Report): Biểu đồ doanh thu thực tế thu về hàng tháng, các khoản công nợ chưa thu từ khách và thống kê chi phí phát sinh để tối ưu hóa lợi nhuận.
Báo cáo Lấp đầy (Occupancy Report): Thống kê tỷ lệ phần trăm phòng hoạt động trên tổng số phòng để chủ nhà điều chỉnh chính sách giá thuê phòng hợp lý.

Trả lời: CÓ. Khóa thông minh NeoLock sử dụng công nghệ mã hóa đồng bộ thuật toán thời gian thực (như token bảo mật ngân hàng). Do đó, ngay cả khi nhà trọ bị mất mạng hoặc mất điện, khách thuê vẫn sử dụng mã PIN đã tạo để mở cửa phòng bình thường mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.

Trả lời: Nếu khách nhập sai mã PIN quá 5 lần liên tiếp, khóa sẽ tự động kích hoạt chế độ bảo vệ an ninh và khóa bàn phím trong vòng 1 phút.

Cách xử lý: Chờ hết 1 phút để bàn phím khóa sáng trở lại, sau đó nhập chính xác mã PIN (kết thúc bằng phím #).

Trả lời: Có 2 cách:

Cách 1 (Có Gateway): Nhấp chọn phòng trên PMS ➔ Danh sách mã PIN ➔ Chọn mã cần xóa và nhấn Xóa lập tức. Lệnh xóa sẽ được truyền qua WiFi đến khóa ngay.
Cách 2 (Không có Gateway): Bạn tạo một Mã PIN xóa đặc biệt trên phần mềm, sau đó gửi mã này cho nhân viên vận hành hoặc khách nhập trực tiếp lên khóa để hủy mã cũ ngoại tuyến.

Trả lời: KHÔNG. Đây là điểm ưu việt của NeoLock. Khách thuê thông thường chỉ cần ghi nhớ mã PIN (mật mã số) gồm 6-9 số để bấm trực tiếp lên bàn phím mở cửa. Chỉ có chủ nhà hoặc nhân viên dọn dẹp cần dùng ứng dụng điện thoại để cài đặt và đồng bộ ban đầu.

Không tìm thấy hướng dẫn phù hợp

Bạn hãy thử tìm kiếm với các từ khóa ngắn gọn khác hoặc bấm nút xóa tìm kiếm để xem theo danh mục.

Cần hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp? Hotline kỹ thuật: 1900 638 425

🌐 Website NeoLock